Tämä on Suomen ortodoksisen kirkon keskusrekisterin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 14.5.2020. Päivitetty 13.5.2024.

Rekisterin nimi
Eden jäsentietojärjestelmä, Status Historiapapinkirja, Affecton arkisto-ohjelma

Rekisterinpitäjä
Suomen ortodoksinen kirkko

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Tiedonhallinnan asiantuntija, rekisterinhoitaja Sari Hirvonen, p. 040 592 1519, sari.hirvonen@ort.fi Tietosuojavastaava Annaleea Kemppainen, p. 040 865 1937, annaleea.kemppainen@ort.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen. Toimintaa ohjaava lainsäädäntö

  • Laki uskontokuntien jäsenrekistereistä 614/1998
  • Laki ortodoksisesta kirkosta 985/2006 § 72–74
  • Laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista 661/2009 § 23–27, 42, 48
  • Eu:n yleinen tietosuoja-asetus 379/2016
  • Tietosuojalaki 1080/2018
  • Arkistolaki 831/1994

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tuottaa Suomen ortodoksisen kirkon seurakuntien toimintaan ja hallintoon sekä väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain edellyttämiin yhteiskunnan tarpeisiin henkilötietoja. Henkilörekisteri on uskontokuntien jäsenrekistereistä annetun lain tarkoittama jäsenrekisteri (jäsentietojen ylläpito). Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja muussa tarkoituksessa. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin talletettavat, pysyvästi säilytettävät tiedot:

  • nimitiedot, henkilötunnus, kansalaisuustiedot, äidinkielitiedot, syntymätiedot
  • osoitetiedot, edunvalvontatiedot, huoltajatiedot
  • perhesuhdetiedot: avioliitot, lapset, vanhemmat
  • uskontokuntatiedot, tiedot kirkollisista toimituksista, kuolintiedot
  • uskontokuntien jäsenrekistereistä annetun lain, väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 2. luvun ja Ortodoksisesta kirkosta annetun lain 72§:n mukainen tietosisältö

Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot rekisteriin saadaan ilmoitusvelvollisuuteen perustuen väestötietojärjestelmästä (VTJ) ja seurakunnilta.

Tietojen luovutus
Jäsentietojärjestelmästä luovutetaan tietoa otteilla ja todistuksilla laissa säädetyllä tavalla. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaistehtävän hoitamiseen, historialliseen ja tieteelliseen tutkimukseen sekä tilaston laatimiseen. Lakiin perustuen tietoja voidaan luovuttaa esim. perunkirjoituksen toimittajalle, pankille ja sukututkijoille.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Yksittäisiä tietoja luovutetaan väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 4. luvun edellyttämällä tavalla sekä rekisteröidyn pyynnöstä. Säännönmukaisesti tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu asianmukaisesti ja niihin on pääsy vain oikeutetuilla käyttäjillä. Järjestelmäkokonaisuutta käytetään ja hallinnoidaan suljetussa ympäristössä, joka on ortodoksisen kirkon tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen.

Jäsentietojärjestelmän tiedot eivät ole julkisia lukuun ottamatta tilastotietoja tai vastaavia lukumäärätietoja. Väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 661/2009 §45 mukaan rekisteröityä henkilöä välittömästi koskevat järjestelmään talletetut henkilötiedot ovat julkisia, kun on kulunut 50 vuotta henkilön kuolemasta tai viimeistään silloin kun hänen henkilötietojaan koskevan viimeisen merkinnän tekemisestä järjestelmään on kulunut 100 vuotta. Tietojen luovuttamisen edellytyksistä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 4. luvussa.

  1. Digitaaliset tiedot: Määritelty, ketkä ovat oikeutettuja käyttämään tietoja. Käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet annetaan työntekijöille siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät.
  2. Analogiset tiedot: Kirkollishallituksen arkistotilat, säilytys toteutetaan kirkon arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on;

  • oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
  • oikeus saada tutustua tietoihin ja oikeus oikaista tietoja
  • oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
  • oikeus kieltää omien tietojen luovutus henkilömatrikkelia varten

 

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät osoitteesta: https://ort.fi/asiakirjat/tietosuojaa-koskevat-asiakirjat/

 

Kansallinen valvontaviranomainen yhteystietoineen

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu: Tietosuojavaltuutetun toimisto, Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki. PL 800, 00531 Helsinki, sähköposti: tietosuoja@om.fi
p. 029 566 6700, www.tietosuoja.fi

Liitetiedostot:

Rekisteritietojen tarkastuspyyntölomake (PDF, tulostettava)

Tietosuojaseloste, rekisteröidyn informointi Eden 2024