Tietosuojaseloste
Tämä on Joensuun ortodoksisen seurakunnan päätearkiston EU:n yleisen tietosuojaasetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste. Laadittu 12.12.2022. Viimeisin muutos 20.10.2023.
Rekisterinpitäjä
Joensuun ortodoksinen seurakunta, Kirkkokatu 32, 80100 Joensuu, joensuu@ort.fi, puh. 0400 397 900
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Kirkkoherra Aleksander Roszczenko, aleksander.roszczenko@ort.fi, puh. 041 453 7271.
Suomen ortodoksisen kirkon tietosuojavastaava Annaleea Kemppainen, puh. 040 865 1937, annaleea.kemppainen@ort.fi
Rekisterin nimi
Joensuun ortodoksisen seurakunnan päätearkiston tutkijarekisteri
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1. alakohdan a. kohta. Tutkijalta pyydetään yksityinen suostumus, joka ilmaistaan allekirjoittamalla tutkijalomake arkiston käyttöehtojen lukemisen jälkeen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tuottaa perustiedot arkistoa käyttävistä tutkijoista ja heidän tutkimusaiheistaan päätearkistossa säilytettävien, salassa pidettävien henkilötietoja sisältävien aineistojen käytön hallinnoimiseksi.
Tutkijarekisterin muodostavat em. lomakkeet, jotka pyydetään kaikkia Joensuun ortodoksisen seurakunnan päätearkistoon tutkimusluvan anoneita ja luvan saaneita täyttämään. Tietojen avulla varmistetaan tutkijan tutkimusaihe, kokonaisuus, mihin se kuuluu, esimerkiksi laajempi tutkimusprojekti, johon se liittyy, ja että tutkija käsittelee vain tutkimusaiheen kannalta relevantteja salassa pidettäviä henkilötietoja Joensuun ortodoksisen seurakunnan päätearkistossa. Lomakkeella varmistetaan, että tutkija tuntee voimassa olevan, henkilötietojen ja arkaluontoisen tutkimustiedon käsittelyyn liittyvän lainsäädännön ja tutkimuseettiset periaatteet ja sitoutuu noudattamaan niitä työskentelyssään. Tietoja käytetään Joensuun ortodoksisen seurakunnan päätearkiston oikeudellisten etujen valvontaan tapauksissa, joissa tutkija ei ole noudattanut antamaansa sitoumusta.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin talletettavia tietoja ovat:
• henkilön nimi
• asema
• oppilaitos tai organisaatio
• yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite
• tietojen käyttötarkoitus: tieteellinen tutkimus, sukututkimus, opinnäyte, tilaustutkimus, julkaisu
• tutkimustiedot: projektin nimi, tutkimuksen aihe ja aikarajaus, tutkiiko henkilötietoja, työnohjaajan tai projektinjohtajan nimi
• tiedot tilatuista asiakirjoista
• työskentelyaika arkistossa
• sitoumus tietojen lainsäädännön mukaisesta käytöstä
• lomakkeen liitteenä lyhyt selvitys voimassa olevasta, henkilötietoja koskevasta lainsäädännöstä
Tietoja säilytetään, kunnes on kulunut 10 vuotta opinnäytteen, tutkimuksen tai julkaisun valmistumisesta tai jos tätä ei tiedetä 20 vuotta tutkimuslupahakemuksen allekirjoittamisesta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterissä olevat tiedot saadaan asiakkaalta, hänen täyttäessään tutkijalomakkeen arkistoon saapumisen yhteydessä, ennen tutkimusluvan myöntämistä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Mahdollisen oikeustapauksen yhteydessä ne ovat tuomioistuimen käytettävissä. Tietoja ei julkaista eikä siirretä EU:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että talletettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyillä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”) EU:n tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaisesti. Lisäksi rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.
