SEURAKUNNANNEUVOSTO KOKOUS PÖYTÄKIRJA 8 / 2021
Seurakunnanneuvoston kokous
Aika: 11. elokuuta 2021 klo 17.00
Paikka: Seurakunnan kokoushuone, kirkkokatu 32
Läsnä: Iiris Hämäläinen, Teamsin kautta, Tuomas Järvelin, pj., Eija Laitila, Teamsin kautta, Marko Mikkonen, Antti Potkonen, vpj., Pauli Sormunen, Pentti Tapanen, Teamsin kautta § 102 lähtien, Esko Torssonen, poistui kokouksesta § 102 lopussa.
Puheoikeudella: Matti Tolvanen, valtuuston pj
Poissa: Aleksander Roszczenko pappien ja kanttorien edustaja, Nadezda Kerova
95 § Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus sekä työjärjestyksen hyväksyminen
OrtL:n 52 §:n mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun läsnä on enemmän kuin puolet jäsenistä.
ESITYS: Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
96 § Sihteerin ja pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta
KJ:n 98 § mukaan seurakunnanneuvosto valitsee sihteerin ja kaksi pöytäkirjan tarkastajaa.
ESITYS: Antti Potkonen toimii sihteerinä, valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka toimivat tarvittaessa ääntenlaskijoina.
PÄÄTÖS: Marko Mikkonen ja Pauli Sormunen toimivat pöytäkirjan tarkastajina. Sihteeri esityksen mukaan.
97 § Seurakunnan palvelimen ylläpitosopimuksen uusiminen
Seurakunta on hankkinut kolme vuotta sitten ulkopuolisen palvelimen, jolla varmistetaan tietoturvallisesti tiedostojen varmuuskopiointi. Samalla se mahdollistaa työntekijöille pääsyn omiin tiedostoihin etätyöskentelyssä. Nykyinen sopimus Marskindatan kanssa päättyi kesäkuussa 2021.
Atk-vastaava Aleksander Roszczenko ja talousvastaava Ioannis Lampropoulos selvittivät sopimuksen jatkoa ja mahdollisuudet jatkaa nykyistä sopimusta. Atk-vastaava Aleksander Roszczenko pyysi tarjousta Marskidatalta (Liite 1) ja selvitti kirkon palvelukeskuksen IT-asiantuntijan kanssa kirkon suunnitelmat IT-palveluhankintojen keskistämisestä ja kirkkoverkko tulevaisuudesta. Kirkollishallituksen ja palvelukeskuksen valmistelu IT asioissa on vielä kesken.
Marskidatan tarjouksen mukaan on mahdollista solmia Marskidatan kanssa yksi-kolmevuotinen sopimus, joka kattaa palomuurin lisenssin, palvelimentakuun, palvelimen valvonnan ja palvelimen varmuuskopioinnin pilvipalvelimessa.
ESITYS:
- Seurakunnan nykyisen palomuurin lisenssiä pidennetään vuodella (6.2021 – 5.2022) ja palvelimen takuu kolmeksi vuodeksi. Lisäksi hankitaan palvelimeen palvelimen valvonta ja palvelimen varmuuskopiointi pilvipalvelimeen. Kustannukset
| Hankinta | Hinta | Yhteensä |
| Palomuurin lisenssi 1v | 340€ + alv.24% | 421,6€/v |
| Palomuurin takuu 3v | 325€ + alv.24% | 403€/v |
| Palvelimen valvonta ja päivitykset | 14€/kk + alv.24% | 208,32€/v |
| Palvelimen pilvi varmuuskopiointi | 75€/kk + alv.24% | 1116€/v |
| Muu: Käyttöönotto noin 2-3h | á 120€/h. + alv.24% | 446,4€ |
| YHTEENSÄ: | 2595,32€ |
- Yhteistyössä palvelukeskuksen IT-asiatuntijan kanssa kartoitetaan kesällä-syksyllä 2021 seurakunnan IT- tarpeet ja raportoidaan seurakunnanneuvostolle. Asiasta vastaavat Atk-vastaava Aleksander Roszczenko yhteistyössä Ioannis Lampropouloksen kanssa.
- Seurakunta luopuu kirkkoverkosta lähitulevaisuudessa ja varmistaa tietoturvan tehokkaalla palomuurilla. Tämä tapahtuu vasta Kirkollishallituksen linjauksien jälkeen.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Kirkkoherra Tuomas Järvelin, taloudenhoitaja Leena Ursinius ja talouden valmistelusta vastaava työntekijä Ioannis Lampropoulos ja Atk-vastaava Aleksander Roszczenko
98 § Diakoniatoimikunnan ohjesääntö
Joensuun ortodoksisen seurakunnan diakoniatoimikunnan ohjesääntö on päivitetty viimeksi vuonna 2008. Diakoniatoimikunta on yhdessä diakonian vastuutyöntekijöiden kanssa valmistellut uuden diakoniatoimikunnan ohjesäännön.
ESITYS: Esitetään liitteenä (LIITE 1.) oleva diakoniatoimikunnan ohjesääntö seurakunnanvaltuustolle vahvistettavaksi.
PÄÄTÖS: Esitetään liitteen mukainen diakoniatoimikunnan ohjesääntö seurakunnanvaltuuston vahvistettavaksi.
Tiedoksi: Seurakunnanvaltuusto, diakoniatyöntekijä ja – pappi.
99 § Diakoniatila Betlehemin kulujen lisääminen talousarvioon vuosille 2022 – 2024
Seurakuntamme diakoniatyö on saanut käyttöönsä vuoden 2021 alusta seurakuntakeskuksen yhteydessä sijaitsevan vuokrahuoneiston. Yhtiövastikkeiden hoitoon on saatu lahjoitusvaroja 4500 €. Diakoniatila Betlehem on neutraali kohtaamispaikka. Kynnys saapua on matalampi kuin virastossa. Tavoitteena on saada tilasta työntekijöiden ja seurakuntalaisten kohtaamispaikka. Diakoniatilan vuosikulut ovat 3070 €.
ESITYS: Diakoniatoimikunta esittää, että diakoniatila Betlehemin käyttökulut lisätään seurakunnan talousarvioon vuosille 2022 – 2024 diakoniatyön käyttöön.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan. Lisäksi pyydetään diakoniatoimikuntaa etsimään lahjoittajia tilan kuluihin. Pyydetään tilan käytöstä vuosittainen seuranta ja raportointi seurakunnanneuvostolle.
Tiedoksi: Diakoniatoimikunta, taloudenhoitaja ja taloudesta vastaava työntekijä.
100 § Lieksan ortodoksisen seurakunnan arkiston järjestäminen
Laki ortodoksisesta kirkosta 95 §: Kirkon, seurakuntien ja luostarien arkistoista on voimassa, mitä arkistolaissa (831/1994) säädetään. Arkistolain 1 § 5 momentin mukaan arkistolaki koskee ortodoksista kirkkokuntaa ja sen seurakuntia. Arkistolain mukaan arkistoon kuuluvat asiakirjat, jotka ovat saapuneet arkistonmuodostajalle sen tehtävien johdosta tai syntyneet arkistonmuodostajan toiminnan yhteydessä. Asiakirjalla tarkoitetaan tässä arkistolaissa kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaansaatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.
Joensuun ortodoksinen seurakunta ylläpitää arkistoa kolmella paikkakunnalla Joensuussa, Lieksassa ja Ilomantsissa.
Lieksan seurakunta liittyi Joensuun ortodoksisen seurakuntaan 1.1.2015 ja Ilomantsin seurakunta liittyi kappeliseurakuntana 1.1.2021. Lieksan seurakunnan arkisto on ollut odottamassa toimia siitä lähtien, kun Lieksan ortodoksisen seurakunnan toiminta lakkasi ja seurakunnan toiminnot siirrettiin Joensuun ortodoksisen seurakunnan hoidettavaksi. Samalla siirtyi Joensuun ort. seurakunnalle myös vastuu arkistosta, sen järjestämisestä, oikeasta säilyttämisestä ja valvonnasta sekä asiakirjoista annettavasta tietopalvelusta.
Asiakirjojen säilyttämiseen vaikuttavat lainsäädäntö ja Kansallisarkiston ohjeet: Arkistolaki 831/1994, EU:n tietosuoja-asetus, Julkisuuslaki 621/1999, Tiedonhallintalaki 906/2019, Kansallisarkiston arkistotilaohje (AL/19699/07.01.01.00/2012), Ortodoksisten seurakuntien arkistosääntö.
Kirkkoherra Tuomas Järvelin antoi tehtäväksi talousvastaava Ioannis Lampropoulokselle selvittää, miten saamme Lieksan arkisto järjestettyä. Ioannis Lampropoulos keskusteli asiasta kirkon palvelukeskuksen tiedonhallinnan asiantuntija Sari Hirvosen ja Lieksan alueen pappi rovasti Stefan Holmin kanssa.
Sari Hirvonen sopi Stefan Holmin ja Paula Löfgrenin kanssa Lieksan arkisto kuvaamisesta. Kuvien pohjalta Sari Hirvonen valmisteli seurakunnan hallinnolle arviointiraportin ja ehdotuksen Lieksan arkiston vaiheittaisesta järjestämisestä.
Lieksan seurakuntatalossa sijaitsevan kansliatilan yhteydessä on kolme säilytystilaa: kanslian kaappi, holvi ja kellarin arkistotila. Sari Hirvosen mukaan asiakirjat näyttävät valokuvien perusteella olevan hyvin tallessa. Niissä on monissa sarjoissa ja kaikissa säilytystiloissa salassa pidettäviä henkilötietoja.
Laajin arkistotila sijaitsee kellarikerroksessa. Silmämääräisesti asiakirjakotelot ja säilytystilat näyttävät siisteiltä. Asiakirjojen kunto kannattaa varmistaa, jos on epäilystä home- tai sienialtistuksesta, ennen kuin ne siirretään yhteen esimerkiksi Joensuun seurakunnan päätearkiston asiakirjojen kanssa.
Sari Hirvonen suosittelee, että Lieksan arkiston asiakirjat siirretään lähemmäksi seurakunnan kansliaa. Tämä helpottaisi niiden valvontaa ja asiakirjoista annettavaa tietopalvelua. (Liite 2, 3 ja 4 Sari Hirvosen raportti ja ohjeet)
ESITYS: Vuoden 2022 alussa Joensuu ortodoksinen seurakunta käynnistää puolen vuoden hankkeen Lieksan arkiston järjestämiselle. Hankkeen kustannusarvio on 20 000 €. (Liite 5, hankkeen talous) Seurakunnanneuvosto esittää seurakunnanvaltuustolle, että talousarviovuodelle 2022 varattaisiin 20 000 € suuruinen määräraha. Hanketta varten perustetaan oma kustannuspaikka.
Seurakunta palkkaa hankkeelle määräaikaisen työntekijän. Työntekijän rekrytointi tapahtuu valtuuston toisen sääntömääräisen kokouksen jälkeen ja vain jos seurakunnanvaltuusto myöntää seurakunnanneuvoston esittämän määrärahan. Hanke toteutetaan yhteystyössä kirkon palvelukeskuksen arkistovastaavan Sari Hirvosen kanssa. Hanke on kolme vaiheinen 1. Inventointi ja järjestämisen aloittaminen, 2. Arkiston järjestäminen ja seulonta, 3. Arkiston luettelointi.
Hankkeen valmistuttua Lieksan arkiston asiakirjat siirretään Joensuun seurakunnan kanslian arkistoon.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Tiedoksi: Seurakunnanvaltuusto, Sari Hirvonen, taloudenhoitaja ja taloudesta vastaava työntekijä, Lieksan alueen henkilöstö.
101 § SOOLi ry:n avustusanomus juhlakirjan julkaisemiseen
Suomen ortodoksisten opettajien liitto SOOLi ry täyttää kuluvana vuonna 70 vuotta. Liitto juhlistaa juhlavuottaan 6. – 7.11.2021 Joensuussa pidettävässä juhlassa. Juhlan yhteydessä julkaistaan liiton Tarhurit-juhlakirja, joka on ainoa Länsi Euroopassa julkaistava ortodoksisen uskontokasvatuksen julkaisu.
Suomen ortodoksiset seurakunnat ovat aina toimineet paikallisen uskonnonopetuksen tukena ja siten vahvistaneet ortodoksisen uskontokasvatuksen merkitystä omalla alueellaan. Tukijat saavat kaksi juhlakirjaa kiitokseksi avustuksesta. Avustus maksetaan tilille FI11 5197 0320 1075 45.
ESITYS: Liitto anoo Joensuun ortodoksiselta seurakunnalta 150 € suuruista avustusta Tarhurit-juhlakirjan julkaisemisen kustannuksiin. Kirkkoherran esitys: Avustuksen voi maksaa Neuvoston omista määrärahoista, joita ei ole tänä vuonna vielä käytetty.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Tieodoksi: SOOLi ry ja Taloudenhoitaja.
102 § Asunnon Nikolaoksenpuisto A 17 kuumuus
Seurakunnan omistaman Asunto Oy Nikolaoksenpuiston yläkerran huoneisto kuumeni asukkaan mukaan helteellä yli 35 asteiseksi. Asumisterveysasetus on määritellyt asuntojen sisäilmalle lämpötilarajat, jossa ylälämpö on lämmityskauden ulkopuolella 32 astetta. Tätä kuumempi lämpötila voi oikeuttaa vuokranalennukseen, joka voisi olla 10 – 20 % ajalta, jolloin kuumuus nähdään asunnon asumiskelpoisuuteen kohdistuvana puutteena. Vuokranalennus ei kuitenkaan ratkaise kuumuuden aiheuttamaa ongelmaa.
ESITYS: Kirkkoherra esittää, että tältä kesältä neuvotellaan asukkaan kanssa kohtuullinen vuokranalennus kuumalta ajalta ja pyydetään isännöitsijän kautta talonyhtiötä selvittämään, onko muissa yhtiön huoneistoissa ollut kohtuutonta kuumuus-ongelmaa. Jos ongelma on laajempi, neuvotellaan yhtiön hallituksen ja muiden osakkeenomistajien kanssa ratkaisumahdollisuuksia.
PÄÄTÖS: Seurakunnanneuvosto käsitteli vuokralaisen asiaa. Tutkitaan kiinteistöyhtiön kanssa, onko ongelmaan mahdollisesti löydettävissä toimivaa ratkaisua. Vuokralaisen kanssa keskustellaan ongelmasta ja autetaan tarvittaessa löytämään seurakunnalta alemman kerroksen asunto.
Tiedoksi: Isännöitsijä ja vuokralainen.
103 § Muut asiat
Asia 1. Seurakunnan uudet internetsivut
Internetsivujen uudistamista on käsitelty kokouksissa 12.9.2019 ja 15.9.2020. Sivut ovat Jonna Suvannon ja Aleksi Jetsun käsialaa. Työryhmässä on myös mukana kirkon puolesta Juhana Siren. Sivut julkaistaan elokuun 2021 aikana. Jos julkaisu siirtyy, se johtuu omasta sisällöntuotostamme.
Asia 2. Seurakuntasalin antaminen Akanvirta-kuoron harjoituskäyttöön torstai-iltaisin. Akanvirta on saanut harjoitella seurakuntasalissa esiintymistä vastaan. Harjoittelua voi jatkaa samoin ehdoin.
Asia 3. Joensuun hautausmaan puiston penkit ovat tulleet tiensä päähän. Ne voisi joko kunnostaa tai ostaa uudet. Kunnostaminen vie työaikaa, koska se vaatisi puuosion uusimista ja metalliosien kunnostamista. Budjetoidaan ensi vuodelle 2022 uudet kuusi penkkiä a 270 € kpl. Tiedoksi Seurakuntamestarille ja talousvastaavalle.
Asia 4. Palkataan hautausmaan työntekijä Tiina Vottonen lokakuussa muutamaksi päiväksi uudistamaan hautahoitosopimuksien tietokanta.
Asia 5. Honkavaaran tsasounalla kerättiin kolehti 8.8. Kiihtelysvaaran eläkepiirin kesäpäivien yhteydessä. Kolehtin tuotto 65 € suunnataan Kiihtelysvaaran kirkon hyväksi.
104 § Ilmoitusasiat
Asia 1. iZettle kortinlukijat ovat käytössä.
Asia 2. Seurakunta on saamassa Joensuuhun Nikolaoksen kirkkoon lahjoituksena pyhän Johannes Sonkajanrantalaisen ikonin.
Asia 3. Tietosuojaselosteet tiedoksi Liiteet 5
105 § Seuraava kokous pidetään 22.9. klo 17.30
106 § Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 17.58
Pöytäkirjan vakuudeksi Joensuussa 11. elokuuta 2021
Tuomas Järvelin Antti Potkonen
kirkkoherra sihteeri
Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen kokouksen kulun mukaiseksi Joensuussa 11.8.2021
Marko Mikkonen Pauli Sormunen
pöytäkirjan tarkastaja pöytäkirjan tarkastaja
OIKAISUVAATIMUSOHJEET
Tähän päätökseen tyytymätön voi hakea siihen oikaisua Suomen ortodoksiselta kirkollishallitukselta kirjallisella oikaisuvaatimuksella.
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
– oikaisuvaatimuksen tekijän nimi ja kotikunta
– postiosoite ja puhelinnumero, joihin asian käsittelyä koskevat ilmoitukset oikaisuvaatimuksen tekijälle voidaan toimittaa
– päätös, johon haetaan oikaisua
– miltä kohdin päätökseen haetaan oikaisua ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
– perusteet, joilla oikaisua vaaditaan.
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä sillä perusteella, että päätös ei ole tarkoituksenmukainen, ainoastaan seurakunnanvaltuuston ja luostarin johtokunnan kirkollishallitukselle alistettavasta päätöksestä.
Oikaisuvaatimuksen tekijän, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava oikaisuvaatimus. Jos oikaisuvaatimuksen tekijän puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä, taikka jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, on oikaisuvaatimuksessa ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Asiamiehen, jollei hän ole asianajaja tai julkinen oikeusavustaja, on liitettävä oikaisuvaatimukseen valtakirja.
Oikaisuvaatimus on toimitettava Suomen ortodoksiselle kirkollishallitukselle oikaisuvaatimusajan kuluessa henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse taikka telekopiona tai sähköpostina. Oikaisuvaatimuksen lähettäminen tapahtuu lähettäjän omalla vastuulla. Postitse lähetetty oikaisuvaatimus katsotaan annetuksi sinä päivänä, jona oikaisuvaatimuksen sisältävä postilähetys tai ilmoitus lähetyksen saapumisesta postin osoite-toimipaikkaan on annettu kirkollishallitukselle. Asiakirjaan, joka postitse tai lähetin välityksellä lähetetään kirkollishallitukselle, on lähettäjän selvästi merkittävä nimensä, ammattinsa, asuinpaikkansa ja postiosoitteensa.
Postiin oikaisuvaatimusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä.
Suomen ortodoksisen kirkollishallituksen postiosoite on Karjalankatu 1, 70110 Kuopio ja käyntiosoite Karjalankatu 1, Kuopio. Kirkollishallituksen kanslian aukioloaika on ma – pe 9.00 – 15.00. Kirkollishallituksen sähköpostiosoite on kirkollishallitus@ort.fi
Tämä pöytäkirja on asetettu nähtäväksi 12.8.2021. Tämän seurakunnan seurakuntaneuvoston kokousta koskeva oikaisuvaatimus on tehtävä siten, että se on perillä kirkollishallituksessa viimeistään 26.8.2021.
Kirkollishallituksen yhteystiedot:
Suomen ortodoksinen kirkollishallitus, Karjalakatu 1, 70110 Kuopio
e-mail: kirkollishallitus@ort.fi
