Tietosuojaseloste
Taipaleen ortodoksisen seurakunnan päätearkiston tutkijarekisteri
Tämä on Taipaleen ortodoksisen seurakunnan päätearkiston EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen seurakunnan hallinnon tietosuojaseloste. Laadittu 2.9.2024.
Rekisterinpitäjä
Taipaleen ortodoksinen seurakunta
Viinijärventie 7
83400 VIINIJÄRVI
taipale@ort.fi
050 471 8130
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Kirkkoherra Tuomas Järvelin
tuomas.jarvelin@ort.fi
050 566 1700
Suomen ortodoksisen kirkon tietosuojavastaava Annaleea Kemppainen
annaleea.kemppainen@ort.fi
040 865 1937
Rekisterin nimi
Taipaleen ortodoksisen seurakunnan päätearkiston tutkijarekisteri.
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on tietosuoja-asetuksen 6. Artiklan 1. alakohdan a. kohta. Tutkijalta pyydetään yksityinen suostumus, joka ilmaistaan allekirjoittamalla tutkijalomake arkiston käyttöehtojen lukemisen jälkeen.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tuottaa perustiedot arkistoa käyttävistä tutkijoista ja heidän tutkimusaiheistaan päätearkistossa säilytettävien, salassa pidettävien henkilötietoja sisältävien aineistojen käytön hallinnoimiseksi. Tutkijarekisterin muodostavat em. lomakkeet, jotka pyydetään kaikkia Taipaleen ortodoksisen seurakunnan päätearkistoon tutkimusluvan anoneita ja luvan saaneita täyttämään. Tietojen avulla varmistetaan tutkijan tutkimusaihe, kokonaisuus, mihin se kuuluu, esimerkiksi laajempi tutkimusprojekti, johon se liittyy, ja että tutkija käsittelee vain tutkimusaiheen kannalta relevantteja salassa pidettäviä henkilötietoja Taipaleen ortodoksisen seurakunnan päätearkistossa. Lomakkeella varmistetaan, että tutkija tuntee voimassa olevan, henkilötietojen ja arkaluontoisen tutkimustiedon käsittelyyn liittyvän lainsäädännön ja tutkimuseettiset periaatteet ja sitoutuu noudattamaan niitä työskentelyssään. Tietoja käytetään Taipaleenn ortodoksisen seurakunnan päätearkiston oikeudellisten etujen valvontaan tapauksissa, joissa tutkija ei ole noudattanut antamaansa sitoumusta.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin talletettavia tietoja ovat:
- henkilön nimi
- asema
- oppilaitos tai organisaatio
- yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite
- tietojen käyttötarkoitus: tieteellinen tutkimus, sukututkimus, opinnäyte, tilaustutkimus,
julkaisu
- tutkimustiedot: projektin nimi, tutkimuksen aihe ja aikarajaus, tutkiiko henkilötietoja, työnohjaajan tai projektinjohtajan nimi
- tiedot tilatuista asiakirjoista
- työskentelyaika arkistossa
- sitoumus tietojen lainsäädännön mukaisesta käytöstä
- lomakkeen liitteenä lyhyt selvitys voimassa olevasta, henkilötietoja koskevasta lainsäädännöstä
Tietoja säilytetään, kunnes on kulunut 10 vuotta opinnäytteen, tutkimuksen tai julkaisun valmistumisesta tai jos tätä ei tiedetä 20 vuotta tutkimuslupahakemuksen allekirjoittamisesta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterissä olevat tiedot saadaan asiakkaalta, hänen täyttäessään tutkijalomakkeen arkistoon saapumisen yhteydessä, ennen tutkimusluvan myöntämistä.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite, osoitetiedot.
Säilytysajat
Tietoja säilytetään niin kauan, kuin seurakuntalainen on toiminnassa mukana.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan vapaaehtoiselta sähköpostitse, puhelimitse, tapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyillä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”) EU:n tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaisesti. Lisäksi rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.