Tukea seurakuntien tietosuojatyöhön

Ajankohtaista | 13.03.2018

Tietosuoja-asetukseen liittyvä koulutusmateriaali on lisätty kirkon intraan tutustumista varten.

Kuva koulutustilaisuudesta Helsingin seurakuntasalilta.

25.5. voimaan astuva EU:n tietosuoja-asetus velvoittaa myös Suomen ortodoksista kirkkoa ja sen seurakuntia huolehtimaan siitä, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti. (https://www.ort.fi/uutishuone/2018-01-23/eun-tietosuoja-asetus-velvoittaa-myos-seurakuntia)

Kaikille kirkon työntekijöille suunnattu tietosuoja-asetukseen ja sen mukanaan tuomiin velvoitteisiin tutustuttava koulutustilaisuus keräsi maanantaina 12.3. Helsinkiin viitisenkymmentä kirkon palvelukeskuksen ja seurakuntien työntekijää. Koulutukseen oli mahdollista osallistua myös Skype-yhteyden välityksellä. Kouluttajana toimi Jani Lindfors (KPMG Suomi).

Suurinta henkilötietomäärää hallinnoidaan kirkon palvelukeskuksessa, jossa uuden tietosuoja-asetuksen voimaan astumiseen on valmistauduttu viime syksystä lähtien. Palvelukeskukselle on laadittu tietosuojakartoitus sekä nimetty tietosuojavastaava, hallinnon assistentti Annaleea Kemppainen. Keskusrekisterin sivuille on lisätty rekisteritietojen tarkistuspyyntölomake ja myös kirkon sisäisen ja ulkoisen viestinnän prosesseihin liittyvien rekistereiden hallinnointitavat on käyty läpi. Lisäksi käyttöön on otettu Turvaposti henkilötietoja sisältävien sähköpostien lähettämistä ja vastaanottamista varten.

Erilaisia henkilötietoja sisältäviä rekistereitä luodaan, käsitellään ja säilytetään kuitenkin myös seurakunnissa. Jokainen seurakunta on tietosuoja-asetuksessa mainittu rekisterinpitäjiä. Viimeistään nyt seurakuntien on nimettävä itselleen tietosuojan yhteyshenkilö, joka toimii yhteistyössä palvelukeskuksen tietosuojavastaavan kanssa. Seurakuntien tulee kartoittaa henkilötietovarastonsa ja varmistaa, että tietoja hallinnoidaan asianmukaisesti niiden elinkaaren loppuun asti. Seurakunnissa tulee ehdottomasti käyttää turvapostia esimerkiksi taloustoimistoon tai keskusrekisteriin lähetettäviä, henkilötietoja sisältävien lomakkeita lähetettäessä. Seurakunnissa on hyvä miettiä, miten tietosuojavastaavan tehtävä sekä muut tietosuojaan liittyvät toimenpiteet voidaan toteuttaa yhdessä naapuriseurakuntien kanssa.

Kirkon intrasta löytyy aputyökalu, jonka tarkoituksena on helpottaa tietosuojatyön käynnistämistä seurakunnissa. Myös Helsingissä järjestetyn tilaisuuden koulutusmateriaali löytyy intrasta. Turvapostiin liittyvissä asioissa seurakuntia palvelee it-asiantuntija Juha Kolari, juha.kolari(at)ort.fi. Lisätietoa turvapostista löytyy myös 9.3. ilmestyneestä sisäisestä tiedotteesta.

Lisätietoa tietosuojasta: Annaleea Kemppainen, annaleea.kemppainen(at)ort.fi

Kuva: Henna Hietainen