JOENSUUN ORTODOKSINEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 4/2021
SEURAKUNNANVALTUUSTO
Seurakunnanvaltuuston ensimmäinen sääntömääräinen kokous
Aika: 18. toukokuuta 2021 klo 17 – 19.04
Paikka: Joensuun ortodoksinen seurakuntasali, Kirkkokatu 32, Joensuu
Läsnä: Matti Tolvanen, pj., Veli Jeskanen, 1. vpj., Kirsi Jaskanen, 2. vpj., Tuomas Järvelin, kirkkoherra, Matti Jeskanen, Merja Kuukkanen, Maire Kärkkäinen, Seija Mantsinen, Annakaisa Onatsu, Sakari Petsalo, Oiva Puruskainen, Jouni Ratilainen, Olavi Reittu, Eija Räsänen, Virpi Sidoroff – 42§, klo 17 – 18.47, Sirkka Vepsä, Markku Ylönen, Svetlana Loginova 33§ – , klo 17.15 –
Poissa: Petri Nykänen, Timo Nykänen, Kirsi Ryynänen, Kirsi Vuomajoki
Muut kutsutut: Ioannis Lampropoulos, sihteeri
31 § Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus, työjärjestyksen hyväksyminen
OrtL:n 52 §:n mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun läsnä on enemmän kuin puolet jäsenistä.
ESITYS: Kokous kutsu on toimitettu 1.5.2021. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Asialista hyväksytään työjärjestykseksi.
PÄÄTÖS: Puheenjohtaja totesi kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Asialista hyväksyttiin työjärjestykseksi.
32 § Kokouksen pöytäkirjan tarkastajat ja ääntenlaskijat
OrtKj:n 91 § mukaan valtuuston pöytäkirjan tarkastaa kaksi valtuuston valitsemaa tarkastajaa 7 päivän kuluessa kokouksen päättymisestä.
ESITYS: Valitaan kokoukselle kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka toimivat ääntenlaskijoina.
PÄÄTÖS: Pöytäkirjantarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin yksimielisesti Annakaisa Onatsu ja Sakari Petsalo.
33 § Joensuun ortodoksisen seurakunnan tilinpäätösasiat 2020
Seurakunnanneuvoston kokous 28.3.2021, 45 §: Taloudessa tuli vuonna 2020 huomattavat säästöt, mikä johtui koronan vaikutuksesta toimintakuluihin. Jäsenistön laskun vuoksi seurakunnan verotulot ovat kuitenkin laskusuunnassa. Veroprosentin nostettiin vuonna 2019 kymmenyksellä 1,9 prosenttiin. Kertomusvuoden tilinpäätös oli 229.407 € ylijäämäinen. Kertomusvuoden verotulot olivat 1.464.044 €. Jäsentä kohti verotuloa oli 257 € ja maksavaa jäsentä kohden 372 €. Kokonaisuudessaan verotulot laskivat 21.247 € vuodesta 2019. Seurakunta sai toiminta-avustusta 95 920 €. Ilman toiminta-avustusta tulos olisi ollut 133.487 € ylijäämäinen.
Vuosikate oli kertomusvuonna 273 173 €, mikä riittää hyvin tilikauden 40.238 € poistoihin. Suurin osa kuluista on henkilöstökuluja 897 762 €. Henkilöstökuluissa säästettiin erityisesti nuorisotoimen monien leirien peruuntumisten kautta ja myös siksi, ettei sijaisia merkittävästi tarvittu. Kiinteistötoimen tuloksen alijäämä oli kertomusvuonna -288.827 €. Keskusrahastomaksut olivat 270.692 €. Toimintakulut olivat 1.472.692 €. Huomattava on, että verotulot eivät riitä kattamaan toimintakuluja. Toimintatuotot olivat 415.577 €, joten toimintakate oli -1.057.114 €
Alituksia menoissa oli n. 180.000 €
Ylityksiä menoissa oli n. 28.500 €
Ylityksiä tuloissa oli n. 116.000 €
Alituksia tuloissa oli n. 24.000 €
Tilinpäätöksen vertailussa suurimmat poikkeamat ovat:
MENOT
Alitukset kustannuspaikoissa menoissa ja perustelut:
Kustannuspaikassa 120 Neuvoston määrärahat 5000 €
Kustannuspaikassa 170 hlökulut 8000 €
Kustannuspaikasta 210 siirretty kustannuspaikkaan 215 henkilökulut ja muita kuluja 95 000 €
kustannuspaikka 220 ei käytetty 2000 €, kirkkolaulupäivät eivät toteutuneet koronaepidemian takia
Kustannuspaikassa 230 Nuorisotyö ei käytetty 50 000 € (korona vaikutukset, leirien perumiset)
Kustannuspaikka 290 ei käytetty 12 000 € korona epidemian takia
Kustannuspaikka 291 tulot 38 000 € ylijäämäinen henkilöstömuutosten takia ja tuottojen noususta.
Kustannuspaikasta 401 JNS:n kirkko 10 000 € (tuohusten hankinta ja jumalanpalveluspuvut)
Kustannuspaikka 440 Sikrenvaara 5 000 € (korona vaikutukset, leirien perumiset)
Kuljetuspalvelut 10 000 €
Matkakorvaukset 14 000 €
Leasing-autot 5 000 €
Henkilöstön koulutusrahat 5 000 €
Kalusteet 9000 €
Rakennus ja kunnossapito 14 000 €
Menot
Ylitykset kustannuspaikoissa ja perustelut:
Kustannuspaikka 130 tilintarkastajien laskutuksen mukaan 1500 €
Kustannuspaikka 270. Koronaepidemian takia tiedottamisen menot nousivat 11000 €
Kustannuspaikka 411 Tuupovaaran kappeli 4000€ (kalusteiden puhdistus)
Toimisto- ja pankkipalvelut 5 000 €
Postipalvelut 7 000 €
TULOT
Ylitykset:
Kustannuspaikka 291 päiväkoti 7 000 €
Omaisuusmyynti 57 000 €
Kirkollisvero 59 000 €
TULOT
Alitukset:
Kustannuspaikka 210 toiminta-avustus 15 000€ vähemmän
Leirimaksut 9000 €
Tuohustulos 9000 €
Kolehdit ja avustukset 7 000 €
Liite 1 Joensuun ort seurakunnan tilinpäätös 1.1.-31.12.2020
Liite 2 Joensuun ort srk. vuosikertomus 1.1.-31.12.2020
Liite 3 Jsn ort srk. toteutumavertailu 1.1.-31.12.2020 Ei julkinen
ESITYS: Seurakunnanneuvosto esittää valtuustolle, että tilikauden alijäämä siirretään edellisten tilikausien yli- ja alijäämätilille.
PÄÄTÖS: Esitetään tilinpäätös sekä vuosikertomus 2020 hyväksyttäväksi seurakunnanvaltuustolle. Tilinpäätös sisältää vuosikertomuksen. Lähetetään ylitykset ja alitukset valtuuston hyväksyttäväksi.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Seurakuntavaltuusto, Joensuun ortodoksisen seurakunnan tilintarkastajat
ESITYS: Seurakunnanneuvosto (28.3.2021, 45§) esittää tilinpäätöksen, toimintakertomuksen sekä vuosikertomus 2020 hyväksyttäväksi seurakunnanvaltuustolle.
PÄÄTÖS:
- Tilinpäätöksen ylitysten ja alitusten käsittely
PÄÄTÖS: Hyväksyttiin tilinpäätöksen 2020 ylitykset ja alitukset.
- Joensuun ortodoksisen seurakunnan tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen ajalta 1.1. - 31.12.2020 hyväksyminen. Liite 1
PÄÄTÖS: Hyväksyttiin tilinpäätös ajalta 1.1. – 31.12.2020 ajalta.
- Tilintarkastajien lausunto. Liite 2. Puheenjohtaja lukee tilintarkastajien lausunnon.
PÄÄTÖS: Puheenjohtaja luki tilintarkastuskertomuksen.
- vastuuvapauden myöntäminen
PÄÄTÖS: Vastuuvapaus myönnettiin tilivelvollisille.
- Vuoden 2020 vuosikertomuksen vahvistaminen. Liite 3
PÄÄTÖS: Vahvistettiin vuosikertomus ajalta 1.1.-31.12.2020 ajalta.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Metropoliitta Arseni, Kirkon taloustoimisto
34§ Ilomantsin ortodoksisen seurakunnan tilinpäätösasiat 2020
Ilomantsin kappelineuvosto 22.2.2021 13§: Vuonna 2020 seurakunnan toiminnan järjestämiseen vaikutti Covid-19 epidemian leviäminen ja yhteiskunnan toimenpiteet epidemian leviämisen estämiseksi. Maaliskuun 16. päivänä seurakunnat saivat turvallisuusohjeet jumalanpalvelusten ja toiminnan järjestämiseen. Käytännössä tämä tarkoitti sitä, että kaikki ihmisiä kokoavat tapaamiset peruttiin ja jumalanpalveluksien jatkuva striimaus vain pienellä toimittavalla henkilökunnalla alkoi. Tärkeänä tukena poikkeusajan toiminnan suunnittelussa oli Itä-Suomen yliopiston epidemiologi Jussi Kauhanen.
Hallinnon ja toiminnan järjestämiseen vaikutti uuden Joensuun seurakunnan perustaminen 1.1.2021 alkaen, ja siihen liittyvät toimenpiteet. Nykyinen Ilomantsin seurakunta muodostaa uudessa seurakunnassa kappeliseurakunnan. Yhdistymisen perusteluna on karsia päällekkäisyyksiä eli yhdistää seurakuntien talous, kiinteistönhoito ja henkilöstöhallinto yhteen kokonaisuuteen.
Vuoden 2020 budjetti oli suunnitteluvaiheessa alijäämäinen -63 682 €. Seurakunnan tilikauden vuosikate muodostui – 22 923,19 € alijäämäiseksi.
Tilikauden tulos rahastojen vähennysten jälkeen oli -30 909,71 € alijäämäinen. Koronaepidemia vaikutti merkittävästi toiminnan järjestämiseen ja näin tulokseen. Tilikauden tulokseen vaikutti tulopuolelta metsätulojen saaminen vuodelle 2021.
Toimintatuottoihin vaikuttivat kolehdin, avustusten ja lahjoitusten määrät. Koronaepidemia on saanut ihmiset lahjoittamaan enemmän rahaa diakoniatyöhön.
Keskusrahastosta seurakunta on saanut 18 000 € josta 8 000 € oli Ilomantsin Elian kirkon ikonikonservointia varten ja 10 000€ Hattuvaaran tsasounan pärekaton uusimista varten
TUNNUSLUVUT:
| Vuosi | Jäsen | Verotulot | Vuosikate | Tulos | Inv. | Inv. Rahoitus | Ali-, ylijäämä |
| 2020 | 880 | 204 774€ | – 22 923€ | – 30 910€ | – 30 910€ | ||
| 2019 | 903 | 191 684€ | – 15 189€ | – 23 675€ | – 25 553€ | ||
| 2018 | 936 | 191 628€ | -59 246€ | -67 900€ | – € | – € | -67 900€ |
Suurimmat alitukset ovat kustannuspaikoissa 210 seurakuntatyö, 220 Kirkkomusiikki, 230 Nuorisotyö, 280 muu seurakuntatyö, 310 Elian kirkon toiminta ja 410 Elian kirkon kiinteistö. Alitukset menoissa perustuvat uudenlaisiin järjestelyihin seurakuntakeskus Elian siivoukseen, työntekijöiden sijaisuuksiin ja muiden palkkamenojen vähenemiseen ja matkakustannusten vähenemiseen. Toiminnan pysähtyminen koronaepidemian takia vaikutti merkittävästi kustannusten vähenemiseen. Henkilöstökulut ovat pienemmät -7,6 % arvioidusta. Osaa rakennusten korjauksista ei ole toteutettu ja osa alitti varatut määrärahat. Suurimmat menolisäykset löytyvät kustannuspaikasta 510 hautausmaa ja 520 Muut hautausmaat.
ESITYS: Kappelineuvosto lähettää tilipäätöksen Joensuun seurakunnanneuvostolle käsiteltäväksi.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi:
Seurakunnanneuvosto
Seurakunnanneuvoston kokous 28.3.2021, 46 §:
Liite 4 Ilomantsin ort. seurakunnan tilinpäätös 1.1.-31.12.2020
Liite 5 Ilomantsin ort. srk. toteutumavertailu 1.1.-31.12.2020 Ei julkinen
ESITYS: Seurakunnanneuvosto esittää seurakunnanvaltuustolle, että tilikauden alijäämä siirretään Ilomantsin ortodoksisen seurakunnan edellisten tilikausien yli- ja alijäämätilille.
PÄÄTÖS: Esitetään Ilomantsin ortodoksisen seurakunnan tilinpäätös sekä toimintakertomus 2020 hyväksyttäväksi seurakunnanvaltuustolle. Tilinpäätös sisältää vuosikertomuksen.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Seurakuntavaltuusto, Joensuun ortodoksisen seurakunnan tilintarkastajat
ESITYS: Seurakunnanneuvosto (28.3.2021, 46§) esittää Ilomantsin vuoden 2020 tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen hyväksyttäväksi seurakunnanvaltuustolle.
PÄÄTÖS:
- Ilomantsin ortodoksisen seurakunnan tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen ajalta 1.1. – 31.12.2020 hyväksyminen. Liite 4
PÄÄTÖS: Hyväksyttiin tilinpäätös ajalta 1.1. – 31.12.2020 ajalta. Todettaan että metsätulot tilitettiin seurakunnalle vuonna 2021 ja henkilöstökulut ovat 7,6% arvioitua pienemmät.
- Tilintarkastajien lausunto. Liite 5. Puheenjohtaja lukee tilintarkastajien lausunnon.
PÄÄTÖS: Puheenjohtaja luki tilintarkastuksen.
- vastuuvapauden myöntäminen
PÄÄTÖS: Vastuuvapaus myönnettiin tilivelvollisille.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Metropoliitta Arseni, Kirkon taloustoimisto
35 § Joensuun ortodoksisen seurakunnan taloussääntö
Seurakunnanneuvoston kokous 28.3.2021, 47 §: Seurakunnan talouden hoidossa on noudatettava hyvän talouden hoidon periaatteita. Seurakunnan omaisuutta on hoidettava siten, että sen säilymisestä on riittävä varmuus ja että sille saadaan kohtuullinen tuotto. Seurakunnan taloushallinnosta vastaa kirkkoherra. Talous- ja kiinteistöasioiden valmistelusta vastaavat seurakunnan määräämät työntekijät ja luottamushenkilöt.
Kirkkojärjestyksen 122 §:n mukaan jokaisella seurakunnalla tulee olla taloussääntö. Joensuun ortodoksisen seurakunnan edellinen taloussääntömalli hyväksyttiin valtuuston kokouksessa 12.5.2014.
Ilomantsin ja Joensuun ortodoksiset seurakunnat yhdistyivät vuonna 2021 alusta. Uuden seurakunnan muodostaessa taloussääntöä pitää päivittää palvelemaan uuden seurakunnan talouden ja hallintomallia.
Liite 6 Joensuun ort. seurakunnan päivitetty taloussääntö
ESITYS: Seurakunnanneuvosto käsittelee Joensuun ortodoksisen seurakunnan päivitetyn taloussäännön ja esittää sen vahvistettavaksi seurakunnanvaltuustolle.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Seurakuntavaltuusto, Joensuun ortodoksisen seurakunnan tilintarkastajat
ESITYS: Seurakunnanneuvosto (28.3.2021, 47§) esittää seurakunnanvaltuustolle päivitetyn taloussäännön (Liite 6) vahvistettavaksi.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Toimielimet, seurakunnan tilivelvollisille, taloustoimisto ja viestintävastuuhenkilö
36 § Joensuun ortodoksisen hautausmaan hautahoitohinnaston päätöksen vahvistaminen
Seurakunnanneuvoston kokous 28.3.2021, 49 §: Joensuun evankelisluterilainen hautaustoimi on vahvistanut haudanhoitohinnaston vuodelle 2021. Joensuun evankelisluterilainen ja ortodoksinen hautausmaa ovat yhtenäinen alue. Joensuun ortodoksinen seurakunta noudattaa hinnoittelussa evankelisluterilaisen hautaustoimen linjauksia.
ESITYS: Joensuun ortodoksinen seurakunnanneuvosto lähettää seurakunnanvaltuustolle vahvistettavaksi haudanhoitohinnaston, liite 7.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Hautausmaan vastaava työntekijät, seurakuntasihteeri ja taloustoimisto
ESITYS: Seurakunnanneuvosto (28.3.2021, 47§) esittää seurakunnanvaltuustolle haudanhoitohinnaston (Liite 7) vahvistettavaksi.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Hautausmaan vastaava työntekijät, seurakuntasihteeri, taloustoimisto ja viestintävastuuhenkilö
37 § Päiväkoti Pääskyn ohjesääntö
Seurakunnanneuvoston kokous 28.3.2021, 50 §: Joensuun ortodoksisen seurakunnan alaisuudessa toimii Päiväkoti Pääsky, jossa on kolme täysipäiväistä työntekijää: Johtaja, opettaja ja hoitaja sekä osa-aikainen emäntä.
Päiväkodin toimintaa ohjaa johtokunta. Päiväkodin ohjesääntö on päivitetty viimeksi vuonna 2010 ja jotkin päiväkodin toimintaan liittyvät säädökset ja käytännöt ovat muuttuneet. Lakimies Jari Rantala on tarkastanut ohjesäännön.
Liite 8 Päiväkoti Pääskyn ohjesääntö.
ESITYS: Seurakunnanneuvosto käsittelee Päiväkoti Pääskyn päivitetyn ohjesäännön ja esittää sen seurakunnanvaltuuston vahvistettavaksi. Ohjesäännöllä seurakunta mahdollistaa Päiväkoti Pääskyn itsenäisen toiminnan. Käsiteltäessä Päiväkoti Pääskyn asioita seurakunta kuulee päiväkodin johtokuntaa ja johtajaa.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimeenpanoa varten ja tiedoksi: Päiväkodin johtaja, johtokunta ja seurakunnanvaltuusto.
ESITYS: Seurakunnanneuvosto (28.3.2021, 50§) esittää seurakunnanvaltuustolle Päiväkoti Pääskyn päivitetyn ohjesäännön (Liite 8) vahvistettavaksi.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimeenpanoa varten ja tiedoksi: Päiväkodin johtaja, johtokunta.
38 § Ilomantsin kappelineuvoston ohjesäännön hyväksyminen
Seurakunnanneuvoston kokous 22.2.2021, 31 §: Ort. Kj:n 18 §: Kappeliseurakuntaa varten on vahvistettava ohjesääntö. Ohjesäännön vahvistaa seurakunnanvaltuuston esityksestä hiippakunnan piispa. Ohjesääntöön on otettava määräykset kappeliseurakunnan nimestä, rajoista, toiminnasta sekä kappelineuvoston kokoonpanosta ja tehtävistä.
Kappelineuvosto on kokouksessaan 25.1.2021 tehnyt tarvittavat korjaukset ohjesääntöön. Kappelineuvosto on lähettänyt ohjesäännön valmisteltavaksi seurakunnanneuvostolle (Liite 4).
ESITYS: Tarkastetaan kappelineuvoston korjaama ohjesääntö ja esitetään se seurakunnanvaltuustolle hyväksyttäväksi, jonka jälkeen se toimitetaan hiippakunnan piispan vahvistettavaksi.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Seurakunnanvaltuusto
ESITYS: Seurakunnanneuvosto (22.2.2021, 31§) esittää seurakunnanvaltuustolle Ilomantsin kappelineuvoston ohjesäännön (Liite 9) hyväksyttäväksi. Seurakunnanvaltuusto lähettää Ilomantsin kappelineuvoston ohjesäännön Kuopion ja Karjalan hiippakunnan metropoliitta Arsenille vahvistettavaksi (KJ 18§).
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimeenpanoa varten ja tiedoksi: Metropoliitta Arseni, Ilomantsin kappelineuvosto, Ilomantsin kappeliseurakunnanpappi, viestintävastuuhenkilö.
39 § Aluetoimikuntien ohjesääntö
Seurakunnanneuvoston kokous 26.4.2021, 60 §: Joensuun ortodoksisen seurakunnan alueella toimivat Vaara-Karjalan, Kiteen ja Lieksan aluetoimikunnat. Aluetoiminnan toiminta ohjaa seurakunnanvaltuuston hyväksymä ohjesääntö. Liite 1. Asiakirjan on valmistellut pastori Joonas Ratilainen Vaara-Karjalan aluetoimikunnan kanssa.
ESITYS: Seurakunnanneuvosto esittää seurakunnanvaltuustolle hyväksyttäväksi aluetoimikunnan ohjesäännön asiakirjan. Tällä ohjesäännöllä kumotaan aikaisemmat hyväksymät aluetoimikunnan ohjesäännöt.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Seurakunnanvaltuusto
ESITYS: Seurakunnanneuvosto (26.4.2021, 60§) esittää seurakunnanvaltuustolle aluetoimikunnan ohjesäännön (Liite 10) hyväksyttäväksi. Tällä ohjesäännöllä kumotaan aikaisemmat hyväksymät aluetoimikunnan ohjesääntö.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimeenpanoa varten ja tiedoksi: Aluepapit ja aluekanttorit, aluetoimikunnat, viestintävastuuhenkilö.
40 § Kuorotoiminnan ohjesääntö
Seurakunnanneuvoston kokous 26.4.2021, 61 §: Seurakunnanneuvosto antoi Joensuun ortodoksisen seurakunnan kanttoreiden tehtäväksi valmistella kuorotoiminnan ohjesäännön (96 § 15.9.2021). Liite 2.
ESITYS: Seurakunnanneuvosto esittää seurakunnanvaltuustolle hyväksyttäväksi kanttoreiden ja kirkkoherran valmisteleman kuorotoiminnan ohjesäännön. Tällä ohjesäännöllä kumotaan aikaisemmat ohjesäännöt.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Seurakuntavaltuusto
ESITYS: Seurakunnanneuvosto (26.4.2021, 61§) esittää seurakunnanvaltuustolle kuorotoiminnan ohjesäännön (Liite 11) hyväksyttäväksi. Tällä ohjesäännöllä kumotaan aikaisempaa hyväksymä ohjesääntö.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimeenpanoa varten ja tiedoksi: Kanttorit, kuorot, viestintävastuuhenkilö.
41 § Sisäisen valvonnan ohjesääntö
Seurakunnanneuvoston kokous 26.4.2021, 62 §: Sisäisen valvonnan tehtävänä on varmistaa kohtuullisella varmuudella, että seurakunnan taloudellinen toiminta ja hallinto on hoidettu asiallisesti, laadukkaasti ja lainmukaisesti. Tavoitteena on seurakunnan avoin ja tuloksellinen toiminta ja hallinto. Sisäinen valvonta on osa seurakunnan johtamista. Hyvin hoidettu valvonta luo organisaatioon turvallisuutta ja lisää toiminnan ennustettavuutta.
Sisäisellä valvonnalla ei ole tarkoitus lisätä byrokratiaa. Paikalliset olosuhteet ja toimintatavat huomioiden tehdään vain ne toimenpiteet, joilla saavutetaan kohtuullinen varmuus toiminnan ja hallinnon asiallisuudesta ja lainmukaisuudesta. Seurakunnan tilintarkastajat ovat ulkopuolisina avainhenkilöt antamaan lisäohjeita ja neuvoja.
Joensuun ortodoksisen seurakunnan sisäisen valvonnan asiakirja (Liite 3.). Asiakirjan ovat valmistelleet kirkkoherra ja pastori Ioannis Lampropoulos.
ESITYS: Seurakunnanneuvosto esittää seurakuntavaltuuston hyväksyttäväksi seurakunnan sisäisen valvonnan asiakirjan. Tällä asiakirjalla kumotaan aikaisemmat ohjesäännöt.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Seurakuntavaltuusto
ESITYS: Seurakunnanneuvosto (26.4.2021, 62§) esittää seurakunnanvaltuustolle seurakunnan sisäisen valvonnan asiakirjan (Liite 12) hyväksyttäväksi. Tällä asiakirjalla kumotaan aikaisempaa hyväksymä sisäisen valvonnan asiakirja.
PÄÄTÖS: Seurakunnanvaltuusto hyväksyi sisäisen valvonnan ohjesääntö.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Toimielimet, seurakunnan tilivelvollisille, taloustoimisto ja viestintävastuuhenkilö
42 § Hautausohjesääntö
Seurakunnanneuvoston kokous 26.4.2021, 63 §: Kirkkojärjestyksen 128 §:n mukaan seurakunnan hautaustoimea varten voidaan vahvistaa ohjesääntö, hautausmaakaava ja käyttösuunnitelma, jotka vahvistaa seurakunnanvaltuusto.
Joensuun ortodoksisella seurakunnalla ei ole ajantasaista ohjesääntöä. Ilomantsin ja Joensuun ortodoksiset seurakunnat muodostivat 1.1.2021 alkaen uuden Joensuun ortodoksisen seurakunnan. Uusi Joensuun ortodoksinen seurakunta omistaa 13 hautausmaata.
Liitteenä oleva hautausohjesääntö ohjaa Joensuun ortodoksisen seurakunnan hautaustoimea. Ohjesäännön ovat valmistelleet kirkkoherra Tuomas Järvelin, pastori Ioannis Lampropoulos ja seurakuntamestari Roope Nieminen. Liite 4.
ESITYS: Seurakunnanneuvosto esittää seurakunnanvaltuustolle hyväksyttäväksi hautausohjesäännön asiakirjan. Tällä ohjesäännöllä kumotaan aikaisemmat ohjesäännöt ja muutoin noudatetaan mitä laeissa sekä asetuksissa säädetään.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Seurakunnanvaltuusto
ESITYS: Seurakunnanneuvosto (26.4.2021, 63§) esittää seurakunnanvaltuustolle seurakunnan hautausohjesäännön asiakirja (Liite 13). Tällä ohjesäännöllä kumotaan aikaisemmat ohjesäännöt ja muutoin noudatetaan mitä laeissa sekä asetuksissa säädetään.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Hautausmaan vastaava työntekijät, aluepapit, Ilomantsin kappeliseurakunnanpappi, seurakuntasihteeri, taloustoimisto ja viestintävastuuhenkilö
43 § Suomen ortodoksisen kirkon tavoite- ja toimintasuunnitelma vuosille 2022 – 2025
Seurakunnanneuvoston kokous 26.4.2021, 65 §: Palvelukeskuksen johtaja Hannele Meskus on lähettänyt seurakunnille toimenpiteitä varten ja tiedoksi kirkon tavoite- ja toimintasuunnitelman. Liite 6.
Kirkon tavoite- ja toimintasuunnitelma vuosille 2021 – 2025 ohjaa kirkollishallituksen, palvelukeskuksen, hiippakuntien ja seurakuntien toimintaa. Tavoite- ja toimintasuunnitelma on johtamisen tärkein työväline ja kaikkien päätösten tulee perustua siihen. Tavoite- ja toimintasuunnitelman 2021 – 2025 toteutuminen edellyttää toteutumisen seurantaa ja vaikuttavuuden arviointia.
ESITYS: Prosessi on aloitettu työyhteisössä, jossa on pidetty kaksi tulevaisuus-työpajaa. Toukokuussa aloitetaan Joensuun ortodoksisen seurakunnan tavoite- ja toimintasuunnitelman 2021 – 2025 valmistelu luottamushenkilöiden ja henkilökunnan kesken. Työskentelyssä arvioidaan seurakunnan tavoite- ja toimintasuunnitelmaa vuosille 2017 – 2021. Seurakunnan uusi tavoite- ja toimintasuunnitelma 2022 – 2025 pohjautuu kirkolliskokouksen hyväksymään Suomen ortodoksisen kirkon tavoite- ja toimintasuunnitelmaa 2021 – 2025. Prosessin ulkopuolisena ohjaajana toimii Sirpa Koriala. Kirkon lähettämässä toimenpideohjeessa mainitaan, että tavoite- ja toimintasuunnitelman 2021 – 2025 toteutuminen edellyttää toteutumisen seurantaa ja vaikuttavuuden arviointia. Kirkkoherra pyytää palvelukeskuksen johtaja Hannele Meskukselta tarkennusta siitä, mitä seuranta ja arviointi käytännössä tarkoittavat seurakuntien tasolla.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Luottamushenkilöt, henkilökunta ja Sirpa Koriala sekä kirkollishallitus.
ESITYS: Asia tiedoksi.
PÄÄTÖS: Saatettiin tiedoksi Suomen ortodoksisen kirkon tavoite- ja toimintasuunnitelma vuosille 2022 – 2025. Tiistaina 1.6. alkaa seurakunnanvaltuuston, – neuvoston ja työntekijöiden yhteinen strategiaseminaari.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Luottamushenkilöt, henkilökunta ja Sirpa Koriala sekä kirkollishallitus.
44 § Liittymisprosessin arvioiminen
Seurakunnanneuvoston kokous 22.2.2021, 32 §: Kappeliseurakunta on kokouksessaan 25.1.2021 pyytänyt seurakuntaneuvostoa arvioimaan uuden seurakunnan toiminnan ja organisoitumisen kehittymistä ja tiedottamaan siitä seurakunnan luottamuselimille.
Kappeliseurakunnan pyyntö palvelee koko seurakunnan tiedottamista ja prosessin arviointia.
ESITYS: Keskustelemme alustavasti siitä, kuinka prosessin arvioinnin voisi toteuttaa. Voisiko keskustelussa esiintynyt seurakunnan johtoryhmä arvioida prosessin etenemistä.
PÄÄTÖS: Prosessia arvioidaan laaditun aikataulun pohjalta. Henkilökunnan kantoja kuullaan pappien ja kanttorien edustajan sekä työsuojeluhenkilöstön kautta.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Henkilöstö sekä luottamuselimet.
ESITYS: Asia tiedoksi.
PÄÄTÖS: Saatettiin tiedoksi.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Henkilöstö sekä luottamuselimet.
45 § Seurakuntamestarin jatkokoulutus
Seurakunnanneuvoston kokous 28.3.2021, 51 §: Seurakunnan seurakuntamestari on selvittänyt jatkokoulutuksen mahdollisuudet. Seurakuntamestari selvitti koulutusmahdollisuudet yhteistyössä kirkon kiinteistöpäällikön Matti Rouvisen kanssa. Seurakunnan kiinteistöhallinnan ja ylläpidon näkökulmasta seurakuntamestari suorittaa Teknisen isännöitsijän peruskoulutuksen ja tutkinnon.
Seurakunnan strateginen tavoite ja linjaus on kouluttaa ja ylläpitää henkilökunnan osaamista. Investoimalla henkilökunnan koulutukseen seurakunta takaa henkilökunnan ajanmukaisen osaamisen ja pitkällä aikavälillä säästää ulkopuolisten palveluiden hankkimisessa.
ESITYS: Roope-Santeri Nieminen, suorittaa Teknisen isännöitsijän peruskoulutuksen ja tutkinnon, PerusTEK(TM). Opiskelu tapahtuu työn ohessa. Koulutuksen tavoite on vastata haasteeseen, minkä kiinteistömassan kasvaminen Joensuun ortodoksisen seurakunnan alueella on aiheuttanut sekä mitä niiden hyvä ja laadukas hallinnointi ja ylläpito edellyttävät.
Koulutuksen järjestää Kiinko Oy, Kiinteistöalan koulutuskeskus, Kiinteistöalan koulutussäätiö, ammatillinen oppilaitos, Helsingissä.
Kustannukset: Koulutus maksaa 2300 €, alv 0 %. Seurakunta korvaa työehtosopimuksen mukaiset matkakulut. Arvion mukaan n.1500 €.
Liite 9
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Toimeenpanoa varten ja tiedoksi: Seurakuntavaltuusto ja seurakuntamestari.
ESITYS: Asia tiedoksi.
PÄÄTÖS: Saatettiin tiedoksi.
46 § Kokouspalkkioista päättäminen
Seurakunnanneuvoston kokous 26.4.2021 67§
OrtKJ 92 § mukaan seurakunnan luottamustoimissa oleville voi maksaa kokouspalkkiota ja matkakorvausta seurakunnanvaltuuston päätöksen mukaan. Kokouspalkkiot ovat olleet seuraavat: Valtuusto ja neuvosto 25 € / kokous ja muut toimielimet 15 € / kokous. Kilometrikorvausta on maksettu Verohallinnon päätöksen mukaisesti. Korvauksista on voinut luopua kirjallisella ilmoituksella.
ESITYS: Seurakunnanneuvosto esittää, että seurakunnanvaltuusto päättää kokouspalkkioista ja kilometrikorvauksesta vuodelle 2021 tai toimikaudekseen.
PÄÄTÖS: Esityksen mukaan.
Tiedoksi: Seurakunnanvaltuusto.
ESITYS: Seurakunnanneuvosto (26.4.2021, 67§) esittää että seurakunnanvaltuusto päättää kokouspalkkioista ja kilometrikorvauksesta vuodelle 2021 tai toimikaudekseen.
PÄÄTÖS: Seurakunnanvaltuusto päättää toimikaudekseen että kokouspalkkiot ovat seuraavat: Seurakunnanvaltuusto ja -neuvosto 25 € / kokous ja muut toimielimet 15 € / kokous. Kilometrikorvausta on maksettu verohallinnon päätöksen mukaisesti. Korvauksista on voinut luopua kirjallisella ilmoituksella.
Toimenpiteitä varten ja tiedoksi: Taloustoimisto.
47 § Muut asiat
ESITYS:Käsitellään mahdollisesti muita esille tulevia asioita.
PÄÄTÖS: Ei ole muita asioita.
48 § Ilmoitusasiat
ESITYS:Merkitään tiedoksi seuraavat asiakirjat ja asiat.
Asia 1. Talousseuranta 1-3/2021. (Liite 14)
49 § Seuraava kokous
Seuraava kokous ilmoitetaan erillisellä kutsulla.
50 § Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.04
Matti Tolvanen Ioannis Lampropoulos
puheenjohtaja sihteeri
Olemme tarkastaneet pöytäkirjan ja todenneet sen kokouksen kulun mukaiseksi.
Joensuussa 18.5.2021
Annakaisa Onatsu Sakari Petsalo
pöytäkirjan tarkastaja pöytäkirjan tarkastaja
OIKAISUVAATIMUSOHJEET
Tähän päätökseen tyytymätön voi hakea siihen oikaisua Suomen ortodoksiselta kirkollishallitukselta kirjallisella oikaisuvaatimuksella.
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).
Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä, saantitodistuksen osoittamana aikana tai erilliseen tiedoksisaantitodistukseen merkittynä aikana.
Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava
– oikaisuvaatimuksen tekijän nimi ja kotikunta
– postiosoite ja puhelinnumero, joihin asian käsittelyä koskevat ilmoitukset oikaisuvaatimuksen tekijälle voidaan toimittaa
– päätös, johon haetaan oikaisua
– miltä kohdin päätökseen haetaan oikaisua ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi
– perusteet, joilla oikaisua vaaditaan.
Oikaisuvaatimuksen saa tehdä sillä perusteella, että päätös ei ole tarkoituksenmukainen, ainoastaan seurakunnanvaltuuston ja luostarin johtokunnan kirkollishallitukselle alistettavasta päätöksestä.
Oikaisuvaatimuksen tekijän, laillisen edustajan tai asiamiehen on allekirjoitettava oikaisuvaatimus. Jos oikaisuvaatimuksen tekijän puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä, taikka jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, on oikaisuvaatimuksessa ilmoitettava myös tämän nimi ja kotikunta.
Asiamiehen, jollei hän ole asianajaja tai julkinen oikeusavustaja, on liitettävä oikaisuvaatimukseen valtakirja.
Oikaisuvaatimus on toimitettava Suomen ortodoksiselle kirkollishallitukselle oikaisuvaatimusajan kuluessa henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse taikka telekopiona tai sähköpostina. Oikaisuvaatimuksen lähettäminen tapahtuu lähettäjän omalla vastuulla. Postitse lähetetty oikaisuvaatimus katsotaan annetuksi sinä päivänä, jona oikaisuvaatimuksen sisältävä postilähetys tai ilmoitus lähetyksen saapumisesta postin osoite-toimipaikkaan on annettu kirkollishallitukselle. Asiakirjaan, joka postitse tai lähetin välityksellä lähetetään kirkollishallitukselle, on lähettäjän selvästi merkittävä nimensä, ammattinsa, asuinpaikkansa ja postiosoitteensa.
Postiin oikaisuvaatimusasiakirjat on jätettävä niin ajoissa, että ne ehtivät perille oikaisuvaatimusajan viimeisenä päivänä ennen viraston aukioloajan päättymistä.
Suomen ortodoksisen kirkollishallituksen postiosoite on Karjalankatu 1, 70110 Kuopio ja käyntiosoite Karjalankatu 1, Kuopio. Kirkollishallituksen kanslian aukioloaika on ma – pe 9.00 – 15.00. Kirkollishallituksen sähköpostiosoite on kirkollishallitus@ort.fi
Tämä pöytäkirja on asetettu nähtäväksi keskiviikko 19.5.2021. Tämän seurakunnan seurakuntaneuvoston kokousta koskeva oikaisuvaatimus on tehtävä siten, että se on perillä kirkollishallituksessa viimeistään tiistaina 2.6.2021.
Kirkollishallituksen yhteystiedot:
Suomen ortodoksinen kirkollishallitus, Karjalakatu 1, 70110 Kuopio
e-mail: kirkollishallitus@ort.fi
