Kirkon rekisterinhoitaja vaihtuu

Ortodoksisen kirkon keskusrekisteristä pitkään vastannut Harri Tajakka on siirtynyt helmikuun alusta eläkkeelle. Rekisterinhoitajan tehtävä siirtyy kirkon tiedonhallinnan asiantuntijana 1.1.2017 aloittaneelle Sari Hirvoselle.

Kirkon rekisterinhoitaja vastaa siitä, että kirkon jäsentietojärjestelmää, Papinkirjaa, hoidetaan ja siitä annetaan tietoa lainsäädännön määräysten mukaisesti. Seurakunnista lähetettyjen väestötietolomakkeiden tiedot kirjataan ja kirkonkirjoista tehdään virkatodistukset Ortodoksisen kirkon keskusrekisterissä, jonka päivittäisestä toiminnasta rekisterinhoitaja vastaa. 

Lupa luoda tai poistaa Papinkirjan käyttöoikeuksia annetaan edelleen rekisterinhoitajan kautta, kuten ennenkin. Rekisterinhoitajan tehtäviin kuuluu myös seurata muutoksen alla olevaa lainsäädäntöä keskusrekisterin asioissa ja tiedottaa muutoksista seurakuntia kirkon uutiskirjeen välityksellä. 

Myös koko kirkon henkilöstön kouluttaminen esimerkiksi Papinkirjan käyttämiseen ja tietosuojaan liittyvissä asioissa kuuluu rekisterinhoitajalle. Rekisterinhoitaja antaa asiantuntija-apua organisaation sisällä monenlaisten keskusrekisterin asioihin liittyvien selvitysten teossa ja laatii myös itse tarpeen mukaan esityksiä, lausuntoja ja selvityksiä.

Sari Hirvosen toimenkuva rekisterinhoitajana on edeltäjän toimenkuvaa suppeampi. Rekisterinhoitajan tehtävät on liitetty helmikuun alusta alkaen tiedonhallinnan asiantuntijan tehtäviin, mutta kirkon oma lainsäädäntö edellyttää, että rekisterinhoitaja on nimetty erikseen.

Tiedonhallinnan asiantuntija vastaa kirkon asiakirjahallinnosta ja hoitaa kirkollishallituksen päätearkistoa sekä niihin liittyvää tieto- ja tutkijapalvelua. Kirkon tiedot ovat tallessa sekä paperilla että digitaalisessa muodossa. Niitä löytyy arkistokoteloista 1700-luvun lopulta alkaen ja erilaisista kirkossa käytössä olevista tietojärjestelmistä. Yksi osa tiedonhallinnan asiantuntijan tehtävää on kirkon jäsentietojärjestelmästä huolehtiminen. 

Sari Hirvonen on työskennellyt Suomen ortodoksisen kirkon tehtävissä tuntityöntekijänä vuodesta 2010 ja arkistosihteerinä vuodesta 2015. Näiden työsuhteiden puitteissa hän on hoitanut keskusrekisterissä yhtä osa-aluetta, venäjänkielisistä asiakirjoista tehtävien virkatodistusten laatimista. 

Nyt rekisterinhoitajana tehtäväkenttä laajenee. 

– Rekisterinhoitajan on osattava työt laidasta laitaan. Esimerkiksi kesällä minun on pystyttävä toimimaan tarvittaessa rekisterisihteerin sijaisena, joten opeteltavaa työsarkaa riittää koko kevääksi ennen kuin kaikki keskusrekisterin tehtävät tulevat tutuiksi. Vastuu painaa, mutta olen uteliaana ja iloisena aloittamassa uutta tehtävää. Uuden oppiminen on elämän suola, toteaa Hirvonen.

Kuva: RIISA Suomen ortodoksinen kirkkomuseo

1.2.2017

Tulostettava sivu