Ohjeita seurakunnantarkastusta varten

Piispainkokous antaa ortodoksisen kirkon kirkkojärjestyksen mukaisesti (12.12.2006/174 v. 2007, 72 §) seurakunnantarkastuksia varten seuraavat ohjeet.

Ohjeet on hyväksytty piispainkokouksessa 24. marraskuuta 2009.

1. Tarkastuksen järjestäminen

Piispan suorittaman seurakunnantarkastuksen laillinen perusta on kirkkojärjestyksen 72 §:ssä. Piispa tekee kokonaistarkastuksen hiippakuntansa seurakunnissa vähintään joka viides vuosi. Sen lisäksi piispa voi suorittaa seurakunnassa osittaisen tarkastuksen.

Tarkastusta voivat ehdottaa myös seurakunnan työntekijät, luottamushenkilöt tai seurakuntalaiset.

Piispa määrää tarkastuksen ajan ja valitsee sitä varten avustajat. Piispa voi määrätä kirkon lainoppineen kirkkoneuvoksen, taloudenhoitajan tai muun henkilön toimittamaan puolestaan tarkastuksen tai osan siitä.

Seurakunnanneuvosto valitsee tarkastusseurueeseen kirkkoherran lisäksi 2–4 muuta edustajaa.

Seurakunnan kokonaistarkastuksesta ja sen ajankohdasta ilmoitetaan asianomaiseen seurakuntaan vähintään kahta kuukautta (60 päivää) ennen tarkastusta. Osittaisesta tarkastuksesta ilmoitetaan seurakuntaan vähintään kahta viikkoa (14 päivää) ennen.

Seurakunnan on tiedotettava tarkastuksesta seurakuntalaisille seurakuntalehden, kirkkojen ilmoitustaulujen ja kotisivujen välityksellä. Tiedot tarkastusohjelmasta on annettava etukäteen myös alueen lehdistölle ja muille tiedotusvälineille.

Jos tiedotusvälineet haluavat haastatella piispaa, on sitä varten varattava sopiva hetki tarkastusohjelmaan.

2. Tarkastuksen tarkoitus

Kirkkojärjestyksen mukaan seurakunnantarkastuksen tarkoituksena on edistää seurakunnan hengellistä elämää, kristillistä kasvatusta sekä hallinnollista ja taloudellista kehitystä.

Seurakunnantarkastuksessa katse ei ole vain menneessä, vaan tarkastuspäivien aikana pohditaan yhdessä seurakunnan työntekijöiden, luottamushenkilöiden ja vapaaehtoisten keinoja seurakunnan kehittämiseksi.

3. Tarkastuksen valmistelu

Seurakunnan kirkkoherran on lähetettävä viimeistään kuukautta ennen tarkastusta yhteistyössä seurakunnanneuvoston kanssa laadittu kertomus seurakunnan toiminnasta tarkastuskaudelta.

Kertomuksessa tulee olla arviointia seurakunnan toiminnasta yleensä sekä lyhyet katsaukset toimialoittain (jumalanpalvelukset, aikuiskasvatus, diakonia, ekumenia, musiikki, uskonnonopetus maahanmuuttajatyö, talous, hallinto jne.). Kertomuksessa voidaan myös ottaa esille aiheita, joista toivotaan keskusteltavan tarkastuksen aikana.

Seurakunnan on toimitettava viimeistään kuukautta ennen tarkastuksen alkamista seurakunnan neuvoston, valtuuston ja muiden toimielinten kokousten pöytäkirjat sekä tilinpäätösasiakirjat tarkastuskaudelta piispalle. Asiakirjat toimitetaan mieluiten sähköisessä muodossa.

4. Tarkastusohjelma

Kirkkoherra vastaa yksin tai yhdessä muiden työntekijöiden ja seurakunnan neuvoston kanssa tarkastusohjelmaluonnoksen laatimisesta. Tarkastusohjelman suunnittelua varten voidaan myös perustaa työryhmä. Tarkastusohjelma lähetetään piispalle hyväksyttäväksi viimeistään kuukautta (30 päivää) ennen tarkastusta. Osittaisen seurakunnan tarkastuksen ohjelman laatii piispa.

Tarkastusohjelma on hyväksymisen jälkeen laitettava esille seurakunnan kotisivuille ja kirkkojen ilmoitustaululle. Tarkastuksesta voidaan myös tiedottaa sanomalehdissä sekä muissa tiedotusvälineissä.

Tarkastusohjelmassa on hyvä ottaa huomioon työntekijöiden ja mahdollisuuksien mukaan myös vapaaehtoisten sekä seurakuntalaisten toivomuksia. Tarkastusohjelmaan voidaan näin sisällyttää esimerkiksi koululaisjumalanpalvelus, kouluvierailu tai tapaaminen opettajien ja nuorten kanssa, vierailu vankilassa, sairaalassa tai työttömien työpajassa ja tutustuminen kulttuurikohteeseen.

Tarkastusohjelma voidaan laatia myös erityisen teeman ympärille. Tällaisia ovat esimerkiksi diakonia, katekumeeniopetus, maahanmuuttajatyö tai hyvä taloudenhoito.

Keskeistä on se, että piispalle järjestyy tarkastuksen aikana mahdollisuus kuulla seurakuntalaisia.

5. Hallinnon ja talouden tarkastus

Hallinnon ja talouden tarkastuksen yhteydessä tarkastetaan arkistot, kirkot ja muut kiinteistöt kokousten pöytäkirjat, omaisuus, sijoitukset ja vakuutukset. Talouden tarkastus voidaan suorittaa myös erikseen ennen varsinaisia tarkastuspäiviä. Tällöin piispa tai hänen valtuuttamansa muu henkilö ilmoittaa erikseen sen ajankohdasta. Talouden tarkastuksesta laaditaan kertomus tarkastuspöytäkirjaan.

Seurakuntien hallinnassa olevan sakraalin ja muun kulttuurihistoriallisesti arvokkaan omaisuuden kuntoon on syytä kiinnittää tarkastuksen aikana erityistä huomiota.

Hallinnon tarkastuksen yhteydessä käydään neuvottelut seurakunnan työntekijöiden kanssa. Keskusteluissa käsitellään työnjohtoa, työhyvinvointia, työnohjausta ja jatkokoulutusta koskevia kysymyksiä. Piispan käy mahdollisuuksien mukaan myös työntekijöiden kanssa kahdenkeskisiä keskusteluja.

6. Neuvottelu luottamushenkilöiden kanssa

Luottamushenkilöiden neuvottelussa keskustellaan seurakunnan jumalanpalveluselämästä, hallinnosta, taloudesta, työhyvinvoinnista, yhteiskuntasuhteista ja seurakunnan tulevaisuuden näkymistä. Neuvotteluun kutsutaan kaikki seurakunnan neuvoston, valtuuston ja eri toimikuntien jäsenet.

Piispa käy neuvotteluja luottamushenkilöiden ja työntekijöiden kanssa myös ilman kirkkoherran läsnäoloa.

Luottamushenkilötapaamiseen on varattava tarpeeksi aikaa, esimerkiksi niin, että se järjestetään lauantai-iltapäivällä ennen vigiliaa.

7. Seurakunnankokous

Tarkastuksen päättävän liturgiajumalanpalveluksen jälkeen pidetään piispan johdolla seurakunnan kokous. Piispan, kirkkoherran ja mahdollisesti muiden tarkastusseurueen jäsenten puheenvuorojen lisäksi seurakuntalaisille varataan mahdollisuus kommentoida seurakunnan toimintaa ja esittää tarkastuspöytäkirjaan toivomuksia seurakunnan kehittämiseksi.

Jos tarkastuksen päätöstilaisuuteen liittyy ateria, olisi se hyvä järjestää kaikille yhteisenä tilaisuutena, jonka tuotto ohjataan lähetyksen tai kansainvälisen diakonian hyväksi.

8. Pöytäkirja

Seurakunnantarkastuksessa pidetään pöytäkirjaa, joka toimitetaan allekirjoitettuna seurakunnalle kuukauden kuluessa tarkastuksen päättymisestä. Kirkkojärjestyksen mukaan seurakunnanneuvoston on ryhdyttävä niihin toimenpiteisiin, joihin tarkastuspöytäkirja antaa aihetta. Piispa valvoo tarkastuspöytäkirjaan merkittyjen muutosten toteuttamista.

Tulostettava sivu